Arbetsmiljöverkets föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete ställer krav på att en arbetsmiljöpolicy ska finnas. I den här guiden går vi igenom vad en arbetsmiljöpolicy är, vem reglerna riktar sig mot och vad den ska innehålla.
En arbetsmiljöpolicy beskriver arbetsgivarens ambitioner och mål med arbetsmiljön i en verksamhet. Det är ett dokument som beskriver hur arbetsmiljön ska vara och vilka åtgärder och rutiner som används för att företaget ska nå dit.
Arbetsmiljöpolicyn är en av grundpelarna i ett långsiktigt systematiskt arbetsmiljöarbete (SAM). Till stor del utgår det löpande arbetet (riskbedömningar, skyddsronder, handlingsplaner, årlig uppföljning) ifrån det som står i arbetsmiljöpolicyn.
En bra arbetsmiljöpolicy speglar din specifika verksamhet och är anpassad efter de risker och ambitioner som finns just där. Ju tydligare och mer konkret policyn är, desto större nytta gör den för din organisation.
Alla arbetsgivare oavsett storlek omfattas av kravet att ha en arbetsmiljöpolicy. Det finns ingen undre gräns för antalet anställda. Även på ett enmansföretag ska det alltså rent formellt finnas en policy som beskriver arbetsmiljön.
Det finns dock en skillnad i Arbetsmiljöverkets föreskrifter och allmänna råd gällande hur policyn dokumenteras. Enligt (AFS 2023:1, 7§) krävs det nämligen att arbetsmiljöpolicyn ska vara skriftlig i verksamheter med tio eller fler arbetstagare. Arbetsgivare med färre arbetstagare behöver bara se till att policyn finns och är känd.
Ytterst är det arbetsgivaren som ansvarar för att det finns en arbetsmiljöpolicy. Ansvaret för att ta fram och uppdatera själva policydokumentet kan delegeras till exempelvis en personalansvarig eller driftchef, men det fulla arbetsmiljöansvaret ligger alltid kvar hos arbetsgivaren.
En arbetsmiljöpolicy ska enligt Arbetsmiljöverket beskriva hur arbetsmiljöförhållandena i organisationen ska vara för att uppnå en tillfredsställande arbetsmiljö, och för att förebygga ohälsa och olycksfall. I praktiken innebär det att policyn bör täcka följande delar:
Arbetsmiljöpolicyn ska ses över minst en gång per år, ofta i samband med den årliga uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Utöver det kan det vara relevant att revidera policyn i några särskilda situationer:
När organisationen växer, omstruktureras, får nya arbetsuppgifter eller inför nya arbetssätt.
Förändringar sker i arbetsmiljölagstiftning eller nya riktlinjer kommer från exempelvis Arbetsmiljöverket.
Om det sker en arbetsplatsolycka, sjukfrånvaron ökar eller organisationen vittnar om arbetsmiljöproblem.
Behåll alltid tidigare versioner av policyn med datum och beslutsfattare. Det blir både ett verktyg för uppföljning och ett bevis vid tillsyn.
Ja. Alla arbetsgivare i Sverige omfattas av kravet, oavsett storlek. Vid 10 eller fler anställda måste policyn vara skriftlig enligt AFS 2023:1, 7 §.
Det finns ingen direkt sanktionsavgift för att sakna en policy. Däremot kan Arbetsmiljöverket vid tillsyn utfärda ett föreläggande förenat med vite, vilket innebär att ni måste åtgärda bristen inom en viss tid.
Arbetsgivaren ansvarar för att policyn finns. I praktiken tas den ofta fram av ledning, HR eller arbetsmiljöansvarig i samverkan med skyddsombud och anställda.
Helst inte för lång, mellan en och två sidor. En policy som är 20 sidor lång blir ett administrativt tungt dokument som organisationen inte kommer ta till sig.
Arbetsmiljöpolicyn innehåller den övergripande visionen och riktlinjerna. Rutinerna beskriver hur arbetet ska gå till i praktiken. Sedan AFS 2023:1 trädde i kraft är policy och rutiner separerade i två olika paragrafer.
Nej, inte nödvändigtvis. AFS 2023:2, 2 kap. 5 § kräver att ni har mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Dessa mål kan integreras i arbetsmiljöpolicyn eller hanteras i ett separat dokument. Det viktiga är att de finns och följs upp.